L'iter procedurale che si svolge presso la dogana competente territorialmente inizia con la resentazione della dichiarazione doganale.

Preliminarmente è opportuno segnalare che il dichiarante può essere direttamente il proprietario della merce o un suo rappresentante.

Pertanto possono essere individuati i seguenti soggetti:

• il proprietario della merce
• il rappresentante del proprietario che può essere:
  - un dipendente/procuratore che agisce in nome proprio e per conto del proprietario (rappresentanza indiretta), munito di appositi poteri e non iscritto ad alcun albo. Agisce sotto la responsabilità del proprietario delle merci.
  - lo spedizioniere doganale, che agisce in nome e per conto del mandante (rappresentanza diretta). E' una persona fisica abilitata alla professione di rappresentare i terzi nei confronti della dogana, è iscritto all'albo degli spedizionieri doganali ed è in possesso di una patente rilasciata dal Ministero delle Finanze.
  - il procuratore dello spedizioniere doganale

La dichiarazione doganale avviene quasi esclusivamente per iscritto (uniche eccezione l'utilizzo del sistema EDI - Electronic Date interchange -, e la dichiarazione verbale, in presenza di precise circostanze) e con l'utilizzazione del formulario DAU (Documento Amministrativo Unico).

Tale documento è stato istituito con il Reg. Cee 2913/92, è entrato in vigore dal 01.01.1993 e la sua applicazione è stata stabilita dal Reg. 2454/93. Il DAU deve essere obbligatoriamente utilizzato in tutti i casi in cui un prodotto viene vincolato ad uno qualsiasi dei regimi summenzionati e, conseguentemente, a tutti i casi di esportazione definitiva della merce.

La dichiarazione deve essere redatta per iscritto in una delle lingue ufficiali della Comunità e deve contenere le seguenti indicazioni:

• generalità e domicilio del dichiarante e del proprietario delle merci
• luogo di origine, di provenienza e di destinazione delle merci
• numero e specie dei colli
• descrizione completa delle merci (qualità, quantità, denominazione commerciale, classificazione doganale)
• valore delle merci
• dogana di uscita, se diversa da quella di emissione.

I formulari usati sono stampati su carta speciale(chimica) e sono di color bianco. Il formulario in caso di esportazione con diritto alla restituzione è l'esemplare 3 a del DAU, il quale deve essere corredato dei documenti necessari per il vincolo della merce al regime richiesto e presentato unitamente alla merce in dogana per l'accettazione. Nel compilarlo bisogna anche che siano evidenziati dei codici specifici, con particolare riguardo alla casella 1 (ed in particolare nelle relative sottocaselle) e 37.

Nel casi in cui il DAU base non riesca a contenere tutti i prodotti oggetto della dichiarazione è possibile utilizzare gli esemplari bis, nel caso specifico i 3 a bis.

Con l'occasione si rammenta che, oltre al citato 3a, gli altri formulari rilasciati in caso di esportazione definitiva della merce (invio definitivo di merci comunitarie al di fuori del territorio doganale della Comunità) sono:

• esemplare 1 del DAU che rimane agli atti della dogana di esportazione
• esemplare 2 del DAU rilasciato per la statistica del paese di esportazione
• esemplare 3 del DAU per l'esportatore
• esemplare 3b del DAU per esportazione di materiale ferroso (es. lattine contenenti pomodori pelati)

Successivamente alla presentazione della dichiarazione in dogana, la stessa viene accettata (apposizione delle firme e dei timbri di accettazione e registrazione) e, successivamente, la merce può essere sottoposta a verifica/visita da parte di un funzionario per accertare la conformità della dichiarazione in rapporto alla natura della merce presentata all'atto dell'esportazione.

Durante la visita doganale può accadere che il funzionario chieda l'apertura dei colli, per verificarne il contenuto e la sua conformità al dichiarato; in caso di dubbi circa la classificazione delle merci si potrà prelevare un campione in sestuplo per l'invio al competente laboratorio chimico per l'analisi del campione prelevato. Si rammenta che in caso di esito difforme la ditta potrà instaurare una controversia con la competente dogana ed il competente laboratorio; in caso di conferma dell'esito dell'analisi la restituzione è subordinata all'applicazione dell'articolo 48 del Reg. Ce 612/2009, inerente le sanzioni da applicare all'operatore.

Il risultato della visita viene riportato nella casella D della bolletta doganale, ove viene riportato anche l'eventuale controllo fisico (ex Reg. Ce 1276/08) effettuato sulla merce.

Al termine della visita i colli aperti saranno richiusi e sigillati nuovamente.

Nella parte posteriore della bolletta doganale deve risultare l'attestazione che comprovi l'uscita del prodotto, per il quale si vuole richiedere la restituzione, dal territorio comunitario entro 60 giorni dalla data di accettazione della dichiarazione di esportazione. In caso di attraversamento di territorio comunitario diverso da quello emittente la stessa dichiarazione la prova dell'uscita sarà fornità dall'esemplare di controllo T5.

Le attestazioni di uscita variano a seconda del vettore utilizzato:

• uscita via terra: visto uscire dallo Stato, carico uscito dallo Stato, Visto uscire dalla Comunità, vidimato dalla Dogana
• uscita via mare: visto partire della nave
• uscita via ferroviaria; annotazione della lettera di vettura ferroviarai, o copaia della lettera stessa.
• uscita via aerea: visto imbarcare e visto a bordo

La normativa comunitaria vigente prevede sia eccezioni al termine di 60 giorni (estendibili fino a 88 giorni in caso di trasbordo) sia penalizzazioni in caso di uscita della merce oltre il citato termine (art. 47 Reg. Ce 612/2009).

Si rammenta che la ditta all'atto dell'esportazione deve presentare in dogana le fatture pro-forma per spedizioni franco valuta e le fatture commerciali definitive per spedizioni a pagamento (quest'ultime di norma vidimate dalla dogana e restituite all'operatore)